近3万份案卷如何快速通过档案专项验收？怀阳高速是这样做的

近日,微柏软件服务项目——怀集至阳江港高速公路怀集至郁南段(以下简称“怀阳高速”)顺利通过档案专项验收。

此次档案专项验收由广东省交通运输档案信息管理中心组织,广东省交通运输厅、广东交通集团、南粤交通公司共同组成项目档案验收专家组,在经过专家组检查、核对、分析和综合评议后,一致同意怀阳高速一期、二期工程项目通过档案专项验收,评定为“优秀”等级,并达到了申报“广东省重大建设项目档案金册奖”的条件。

项目概况:

怀阳高速公路全长102.61 公里,总投资概算约103.08亿元。本项目分一、二期工程立项,均由广东省南粤交通怀阳高速公路管理处组织管理,同步建设,全线工程已于2020年12月28日建成通车。公路建成后,将完善粤西北地区高速公路网布局,带动沿线区域经济和旅游业的快速发展,进一步构筑了西部区南北运输大通道,对推进粤桂合作和珠江、西江经济带建设、促进区域协调发展有重大意义。

项目档案信息化管理重难点:

 怀阳高速项目是省南粤交通公司第一个应用“双套制”管理的项目,公司系统内没有经验可循,挑战难度大;

 项目工程规模大,沿线地质复杂,各参建单位分散,档案管理难以确保统一规范;

 全线工程共形成案卷总数28143卷,数据容量1.49T,电子数据需要有效存储及管理。

档案信息化建设方案:

项目采用微柏软件《交通工程质量安全管理系统》(以下简称“质量系统”)及《交通建设项目电子档案系统》(以下简称“电子档案系统”),通过建立完善的项目档案管理体系和信息化工作流程,统一和规范项目档案管理的各项工作,有序推进项目档案工作,确保项目在档案专项验收中达到“优秀”的基础上,争创“广东省重大建设项目档案金册奖”。

质检资料,高效管理

质量系统内置规范表单,质量检测数据可快捷统计汇总,方便管理人员及时掌握工程质量状况,为质量管理提供依据。通过采用有效的Ukey 进行电子签名的工程质检资料,由质量系统生成后无缝对接至电子档案管理系统。有效规范电子文件和档案管理。

Ukey办理,从严把关

协助管理处,严格按照《关于规范应用“双套制”档案管理模式交通建设项目数字证书申领流程的通知》(粤交档信函﹝2017﹞第2页共4页93号)的规定,规范申领流程和资料审核,并建立管理台账,确保用户签名认证真实可靠,实现长久保存。全线共办理个人Ukey729 个,电子公章Ukey45 个。

电子签章,减少内业工作量

项目自2017年开始使用质量系统,截止目前为止,一期工程发生电子签名6632661人次,电子公章1149876次。二期工程发生电子签名1929088人次、电子公章294027次。按照每次签名花费时间为5秒,则1000万个签名,需耗费578.7天的时间。项目采用电子签名这一项,至少节省了315天的签名量,大大减少参建单位管理人员内业工作量,有效提升经济效益。

档案管理,方便快捷

通过电子档案系统,工程结算人员可以方便查询合同、与各单位往来文件、计量、施工和监理文件等,为工程结算提供依据,提高办事效率。

组织培训、巩固提升

项目建设过程中,微柏软件配合管理处,多次组织全线档案人员进行培训、交流,不断提升档案人员业务能力和管理水平,,确保系统使用安全、运行稳定。